Selon vous, manquons-nous plus de temps ou d’argent ? Les deux me direz-vous ! En réalité, la plupart des personnes avouent manquer plus de temps que d’argent. Pour beaucoup, nous devons toujours faire plus en moins de temps. Surcharge de travail, projets qui n’avancent pas, déficit de concentration, stress… en sont les conséquences. Dans ce contexte, une bonne gestion du temps devient un élément crucial pour rester en contrôle de notre travail… et de notre vie. Ma proposition : Devenez maître de votre temps ! Imaginez que vous gagnez 10mn par jour, cela reviendra à gagner une semaine à la fin de l’année. Mais comment ?
Comme tout changement, il doit être mené intelligemment sans brûler les étapes. Voici donc les étapes que je vous suggère de suivre :
1— Prenez conscience de votre utilisation de votre temps
Théorie : rares sont ceux qui savent précisément comment ils utilisent leur temps. Nous ne savons donc pas ce qui nous prend du temps et pourquoi nous n’arrivons aux résultats escomptés.
Posez-vous les questions suivantes : Passez-vous 50 % de votre temps à répondre aux questions de vos gestionnaires ? Combien d’heures par semaine, passez-vous à faire de l’administratif ?
Plan d’action : Le plus simple est de prendre quelques semaines en exemples et de répertorier l’utilisation hebdomadaire moyenne de votre temps en nombre d’heures ou pourcentage pour chaque grande catégorie : tâches opérationnelles, tâches administratives, réunions, traitement des urgences, planification & stratégie, accompagnement et formation de collaborateurs, etc.
2— Ensuite, établissez l’utilisation optimale de votre temps
Théorie : Comme nombre de professionnels en ressources humaines, je considère que la description de poste comme la pierre angulaire de la gestion de notre travail.
Exemple : Il serait inconcevable de se donner un 50 % de notre temps en stratégie alors que notre fonction requiert principalement une contribution dans les opérations. En fait, la répartition optimale de votre temps se doit d’être réaliste et peut-être même constituée en concordance avec vos gestionnaires et/ou collègues pour répondre aux besoins et réalités de chacun.
Plan d’action : Ainsi, à côté de votre utilisation, indiquez les chiffres correspondant à votre utilisation optimale de mon temps : 20 % planification stratégique, 30 % en développement d’outils, 20 % tâches opérationnelles…
3— Identifiez les 3 éléments qui perturbent le plus votre gestion du temps :
Théorie : Si on ne prend que le facteur interruption, on considère qu’un employé perd aux alentours de 28 % de son temps (près d’une heure par jour) en interruption.
Exemple : Illustrons ce qui pourrait perturber votre temps : mon(ma) sympathique collègue qui entre 8 fois par jour dans mon bureau ou les 60 courriels entrant par jour.
Plan d’action : Durant quelques jours, soyez vigilant(e) et notez sur un cahier à chaque fois que vous vous écartez d’une utilisation optimale de votre temps. Au bout de quelques jours, faites le point et vous découvrirez ou démasquerez vos trois perturbateurs principaux.
4— Donnez-vous des outils pour vaincre vos 3 éléments perturbateurs :
Théorie : Une des premières techniques est de réduire votre vulnérabilité aux distractions. Vous avez une tâche importante à accomplir, changer d’environnement de travail, isolez-vous, choisissez l’horaire où le bureau est le plus calme…
Dans mon exemple précédent, fermez la porte de votre bureau, disposez une pancarte bien visible à tous « occupé(e)/mon moment de concentration, ne pas déranger. Un grand merci! », fermez votre compte de messagerie le temps d’accomplir la tâche.
5— Promettez-vous d’être maître de votre temps maîtrisable
Théorie : Le temps maîtrisable correspond en général à 50-60 % de son temps de travail, donc environ 3 à 5 h par jour maximum.
Promettez-vous d’être maître de votre temps. Le principe d’inertie de Newton énonce : un objet continue à se déplacer à une vitesse uniforme jusqu’à ce qu’une force extérieure agisse sur lui. Si vous n’y mettez pas les moyens suffisants, vos anciennes habitudes persisteront. Faites-vous des promesses :
Exemples : je lirai mes courriels 3X par demi-journée au maximum.
Plan d’action : Mettez des règles en place et des rituels, n’y dérogez pas (pas une seule fois !) et communiquez-les.
6— Récompensez-vous !
À chaque fois que vous aurez été en mesure de bien gérer votre temps, d’écarter un élément grugeur de temps, commencez par le partager à vos collègues, les bonnes pratiques sont contagieuses et vous aideront dans votre démarche. Ensuite, récompensez-vous ! Vous aurez gagné du temps, pas pour en faire davantage ! Profitez-en pour relaxer !
Sources et références:
- Savoyat Bruno, « Améliorer votre efficacité », Maxima Laurent Du Mesnil Éditeur, 2012
- Bellenger Lionel, Couchaere Marie-Josée, « Plus efficace et moins stressé », ESF Éditeur, 2004
- Grace Saunders Elizabeth, “The 3 secrets to effective time investment”, Mc Graw Hill, 2013
- Latrobe Daniel, « Gérer efficacement son temps et ses priorités », Édition Esf, 2012
- Développer son efficacité de manager” Yves Jaucier, LCA Performance, 2002
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