Série : Gérer son temps… pour en gagner !

Vous avez pris action pour être maître de votre temps? Félicitations! Vous avez donc défini quelle serait l’utilisation optimale de votre temps, déterminé la part maîtrisable de votre temps de travail, identifié vos principaux voleurs de temps et mis en place des moyens efficaces pour les écarter…  (cf 1ère partie : « Devenez maître de votre temps »). Il ne vous reste plus qu’à organiser votre temps de travail! Quoi de mieux qu’une bonne planification?

En tant que gestionnaire ou professionnel en ressources humaines, la planification du temps devient vite un casse-tête car nos fonctions nous poussent à gérer des dossiers les plus divers impliquant multiples intervenants. Notre planification prend alors souvent la forme d’une liste de bonnes intentions… non tenues. Je vous propose ici quelques outils et astuces pour établir une planification simple et efficace … qui vous fera gagner du temps!

          1- Prenez le temps de planifier

Quelle est la première chose que nous avons tous tendance à faire en commençant notre journée de travail? Consulter nos courriels! Des courriels qui eux-mêmes nous invitent à passer à l’action directement. Et c’est seulement par la suite que nous planifions… ce qui peut rester de notre journée.

C’est tout à fait naturel, l’être humain privilégie spontanément l’action sur la réflexion car les résultats et la satisfaction sont instantanés. Sauf que pour être stratégique dans l’utilisation de son temps, un moment de réflexion s’avère utile et nécessaire.

Une suggestion, prévoyez du temps pour planifier vos journées de travail. Par exemple, réservez vous 15 minutes à la fin de chaque journée pour planifier votre journée du lendemain et 30 minutes chaque vendredi pour planifier la semaine suivante. Ces précieuses minutes ne seront certainement pas du temps perdu car elles vous aideront à être plus stratégique et plus efficace dans votre travail. Aussi, lorsque vous arrivez au bureau, je vous invite à consulter et réviser votre agenda et liste des tâches avant même de consulter vos courriels. Forcez-vous à le faire pendant une semaine, je vous garantis que cette simple démarche vous aidera à mieux tenir votre agenda!

          2- Planifiez des activités précises

Vous prévoyez du temps pour planifier vos différents évènements à venir et inscrivez dans votre agenda : « projet recrutement X », « rapport évaluation Y », « budget formation Z »… Seulement, à la fin de chaque évènement, vous avez le sentiment de ne pas avoir accompli ce que vous deviez faire : votre projet X n’est qu’à peine entamé, votre rapport Y n’est complété qu’à moitié et le budget Z est loin d’être finalisé! Entre vous et moi, pensiez-vous réellement finaliser tous ces dossiers dans le temps imparti?

L’une des raisons majeures de l’échec de notre système de planification est que souvent, nous planifions des objectifs larges et flous, lorsque nous devrions planifier des activités précises. Les stoïciens nous recommandent, face à un problème important, de prendre de la distance et surtout de planifier les étapes intermédiaires prioritaires pour arriver à votre objectif.

Je vous suggère donc de planifier, dans votre agenda, des activités précises correspondant à des étapes intermédiaires dans le traitement de vos différents dossiers. Un conseil, utilisez des verbes actifs dans la description de la tâche à compléter afin que vous sachiez quelle action spécifique entreprendre. Dans notre exemple, j’aurais inscrit par exemple : « Compléter terminer les entrevues téléphoniques pour le projet de recrutement X», « Extraire et compiler les données pour rapport y » et « Recueillir les informations nécessaires pour budget z ».

          3- Évitez la surplanification

Prenons une situation tout à fait hypothétique. Investi de bonnes intentions, vous avez enregistré dans votre agenda l’ensemble de vos activités à venir (rencontres d’évaluation, projet X, rapport Y…). Seulement, de jour en jour, la surcharge de travail vous oblige à reporter les rencontres et autres activités les unes après les autres. Déception et découragement s’en suivent. Auriez-vous déjà vécu cette situation par hasard?

Des éléments de notre réalité professionnelle, interactions constantes avec d’autres personnes; évènements imprévus et autres urgences multiples, ne nous laissent pas la chance de planifier notre temps à 100%.

Lorsque vous planifiez votre temps, je vous invite donc à remplir votre agenda en fonction de notre fameux « temps maîtrisable » (cf 1ère partie : « Devenez maître de votre temps »). De mon côté, je sais que suis en mesure de maîtriser en moyenne 60% de mon temps de travail, je m’efforce donc de ne remplir mon agenda qu’à hauteur de 60% au maximum.

          4- Soyez attentif à votre cycle d’efficacité

En arrivant au travail, vous passez en revue les événements à venir de votre journée : 9h-10h « Rencontre Mme Rose à l’extérieur »|11h-12h « Compléter étape 1 du projet x »|16h-17h « Extraire et compiler les données pour rapport y »… Vous partez donc à votre rendez-vous mais arrivez en retard à cause du trafic matinal; de retour au bureau, vos collègues vous sollicitent car ils ont besoin de vous; arrive la fin de la journée, mais vous êtes épuisé et remettez au lendemain votre travail sur le rapport Y.

Si vous voulez tenir votre agenda, n’oubliez surtout pas, lorsque vous y indiquez des évènements, de prendre en considération les aléas de votre environnement (la circulation, le travail d’équipe…) et votre rythme biologique. Il se peut que vous soyez quelqu’un de matinal, pensez alors à placer les tâches les plus complexes ou demandant le plus d’attention à ce moment-ci de la journée. Écoutez votre horloge interne!

Vouloir gérer son temps démontre une volonté d’être plus organisé, plus performant et donc d’améliorer son bien-être au quotidien. C’est à la fois bénéfique pour soi, mais ça l’est également pour son organisation. Pour garantir le succès de cette démarche, optez pour une planification simple et efficace. Mettez en place ces quelques règles et astuces décrites plus haut et vous verrez que votre planification ne sera plus une liste de bonnes intentions mais un véritable plan stratégique de votre gestion du temps.

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